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Weiter geht´s!

Sobald eine Bewilligung für das beantragte Projekt vorliegt, prüft der Ansprechpartner im Backoffice, ob es Abweichungen gibt und filtert die wichtigen Informationen für den Kunden heraus. Das Ergebnis sind ein Übersichtsblatt und eine Checkliste für den Kunden. Übersichtlich ist hier vermerkt, was zu welchem Zeitpunkt passieren muss, damit die Fördergelder auch in voller Summe abgerufen werden können, zuerst für den ersten Abrechnungszeitraum, in Zukunft kommt jedes Quartal so ein Brief. Spitzmüller übernimmt während der gesamten Projektlaufzeit (manchmal drei Jahre lang) das prüfungskonforme Projektcontrolling, die Projektbetreuung, schreibt Zahlungsanforderungen an den Projektträger, verfasst die geforderten technischen Zwischenberichte und sorgt für einen prüfungsgerechten Verwendungsnachweis.

Zwischenbilanz

Alle drei Monate wird Bilanz gezogen. Das Unternehmen schickt Rechnungen über Material, Reisen aber auch Arbeitsstunden an die Spitzmüller AG. Oft sind das Mails mit vielen, vielen Anhängen. Die Mitarbeiter im Backoffice sammeln und sortieren alles und können so überblicken, ob das Projekt auf einem guten Weg ist.

Läuft´s?

Durch die vierteljährlichen Berichte behalten die Ansprechpartner im Backoffice das Projekt während der gesamten Zeit im Auge und sehen schnell, ob alles wie geplant läuft. Gibt es Ungereimtheiten, haken sie nach. Manchmal reicht eine kurze Erinnerung, um das Projekt wieder auf die Spur zu bringen. Manchmal entwickelt es sich aber anders als gedacht. Dann wird der technische Berater eingeschaltet, um zu helfen und mögliche Nachbesserungen vorzunehmen. Wenn sich zwischendurch Dinge ändern, hilft Spitzmüller bei der notwendigen Umwidmung von Mitteln und erledigt die kaufmännische Dokumentation wie vom Zuschussgeber verlangt.

Abschluss

Das Projekt ist fertig, die neue Erfindung ist bereit für den Markt. Die Spitzmüller AG erstellt den Verwendungsnachweis. Ab jetzt können die Projektträger noch fünf Jahre prüfen, ob die Mittel auch entsprechend der Vorgaben eingesetzt wurden. Sollte es eine Prüfung geben, kommen die Ansprechpartner der Spitzmüller AG auf Wunsch dazu. Sie bringen die Projektordner mit, die im Hause Spitzmüller aufbewahrt werden. Hier sind alle Unterlagen auf dem neuesten Stand. So kann die Prüfung reibungslos verlaufen.

Manuel Vetter

Ursula Spitzmüller